Штрихкодирование в ERP: как наладить возврат документов и навести порядок в учете

Многие ошибочно считают, что если в компании установлена 1С:ERP, то с учетом автоматически все хорошо. На практике это совсем не так. ERP — действительно мощная и серьезная система, но она сама по себе не решает проблемы, если данные в нее забивают вручную, а оригиналы документов бесследно исчезают на пути к контрагентам или застревают где-то между отделами. Когда информация вводится с ошибками, а бумаги теряются, любая программа становится бесполезной.

Возникает полная неразбериха, бухгалтерия нервничает, налоговая задает неудобные вопросы, а найти концы становится практически невозможно.

Объясняем максимально простыми словами и без лишней теории, как правильно организовать штрихкодирование у себя в компании, чтобы вы всегда знали, где находятся ваши оригиналы, кто их подписал, когда вернул, и сколько товара реально лежит на полках — вплоть до последней единицы, а не до примерных цифр.

Зачем вообще заморачиваться контролем возврата документов

Налоговая инспекция требует оригиналы первички, и тут никаких поблажек нет. Нет подписанной накладной — все, расходы для налогообложения вы подтвердить не можете. Нет закрытого акта выполненных работ — считайте, что сделка вообще не состоялась, и подтвердить ее существование нечем.

Пока документов в компании мало, бухгалтер еще может держать в голове, где что лежит и у кого находится. Но когда количество бумаг переваливает за сотни и тысячи в месяц, начинается форменный хаос: оригиналы пропадают в столах, зависают у менеджеров на недели, теряются в сумках курьеров, оседают в машинах или просто выбрасываются по ошибке. Найти конкретную бумажку становится настоящим квестом, который отнимает кучу времени и нервов.

Какие виды штрихкодов используются для документов

В логистике и учете применяется много разных форматов. Для задач, связанных с документами, важны три основных типа, у каждого свои особенности.

• CODE-39. Этот формат удобен, если вам нужно закодировать в штрихкоде не только циферки, но и буквы. Например, номер договора поставки, который состоит из букв и цифр, или внутренний шифр отдела, в котором есть буквенное обозначение. Он простой и надежный.
• CODE-128. Более плотная упаковка информации. Этот формат позволяет вместить большой объем данных на очень маленькой площади. Это выручает, если на документе совсем нет свободного места или номер настолько длинный, что в другие форматы он просто не влезает.
• QR-код. Это квадратный двумерный код, который все видели на рекламе и в кафе. Его главное преимущество в том, что для считывания не нужен специальный сканер — подойдет обычный смартфон любого сотрудника. Это дешево и удобно для небольших компаний.

Выбор конкретного типа делается один раз в настройках системы, когда вы настраиваете печатные формы документов.

Какое оборудование потребуется купить

Для запуска штрихкодирования не нужно закупать сложное и дорогое оборудование. Минимальный набор прост, доступен любой компании и окупается очень быстро.

• Принтер. В большинстве случаев хватит обычного офисного принтера, который у вас уже есть. Штрихкод печатается прямо на документе, в его нижнем углу. Никаких специальных принтеров для этикеток и отдельных наклеек покупать не надо.
• Сканер. Для работы в бухгалтерии вполне достаточно простого проводного сканера штрихкодов. Стоит такая штука недорого, а окупается за месяц, потому что бухгалтер перестает тратить часы на ручной поиск и просто проводит документ одним движением.
• ТСД (терминалы сбора данных). Это мобильные штуки, похожие на большие телефоны. Они нужны только в одном случае: если ваши документы или товары физически перемещаются по большой территории — между разными этажами, корпусами, удаленными складами. Если все сидят в одном офисе, ТСД не нужны, хватит одного стационарного сканера.

Как настроить 1С:ERP штрихкодирование по шагам

Важно понимать одну вещь: в стандартной 1С:ERP из коробки нет готового функционала для массового штрихкодирования именно документов. Система заточена под управленческий и складской учет, а не под контроль бумажек. Это факт, с которым сталкиваются многие. Однако это не значит, что сделать ничего нельзя.

Механизм печати штрихкодов на документах технически добавить можно, и это делается сплошь и рядом. Опыт внедрения показывает, что в штрихкод, напечатанный на документе, обычно зашивают уникальный идентификатор. Раньше, в старых версиях на платформе 7.7, использовали формат из кода фирмы, типа документа, номера и года.

Какой формат штрихкода выбрать для бумаг

Выбор формата для документов — это важный момент, который влияет на то, будет ли система нормально сканировать или вы будете мучиться. На складе можно использовать плотные форматы, а с бумагой все иначе.

EAN-13

Это обычный товарный штрихкод из 13 цифр, который мы видим на упаковках продуктов. Он оказался самым удобным для бумаг. Почему? Потому что у него невысокая плотность. Когда вы сканируете бумажку, которая уже побывала в руках контрагента, помялась, загнулась или чуть испачкалась, плотные коды читаются плохо. А EAN-13 читается стабильно и без проблем.

Настройка при этом формате простая:

• первые две цифры кодируют вид документа;
• следующие две цифры кодируют год;
• все остальные цифры кодируют порядковый номер документа.

QR-коды и Data Matrix

Эти квадратики могут вместить очень много информации. Но беда в том, что при сканировании бумаг, прошедших через контрагентов, они распознаются только в половине случаев. Это около 50% — слишком мало для серьезной работы.

CODE-39 и CODE-128

Они отлично работают в логистике на складах, где штрихкоды напечатаны на пластике или качественных этикетках. Но на обычной бумаге, которая мнется и треплется, они быстро теряют читаемость. Для документов они подходят хуже.

Как связать штрихкодирование документов с программами «1С»

Раз в типовой 1С:ERP нет встроенного учета возврата, на практике идут двумя путями.

Первый путь: дорабатываем саму ERP

В конфигурацию добавляются специальные регистры, куда записывается, когда документ отправили и когда вернули. При печати из 1С:ERP на документ выводится штрихкод. Когда бумага возвращается, сотрудник сканирует код и руками меняет статус в системе с «отправлен» на «возвращен».

Второй путь: связка ERP + программа «Скан-Архив»

Это решение умнее и удобнее. Берется специальная программа «Скан-Архив», которая подключается к 1С:ERP и берет на себя всю работу с бумагами. За что отвечает?

• автоматическое распознавание штрихкодов, когда вы сканируете пачку документов;
• автоматическую привязку полученных скан-копий к конкретным документам в ERP;
• контроль за тем, вернулись оригиналы или нет;
• хранение всех электронных копий в порядке.

При таком подходе один раз все настраиваете, и дальше система пашет сама. Сотрудники просто суют бумаги в сканер, а программа сама понимает, какой это документ, находит его в ERP и прикрепляет скан в нужную карточку, автоматически меняя статус.

Как это работает на практике: от печати до архива

Весь процесс 1С:ERP штрихкодирования документов в связке с ERP выглядит понятно и логично.

• Печатаем документ. Когда вы из 1С:ERP формируете печатную форму, система сама, без вашего участия, генерирует штрихкод и печатает его в правом нижнем углу листа. В этом коде зашита вся информация, чтобы при сканировании сразу стало понятно, что это за документ и откуда он взялся.
• Отправляем контрагенту. Документ уходит к партнеру на подпись. В системе ставится отметка: оригинал передан, ждем обратно.
• Возврат и сканирование. Контрагент возвращает подписанный экземпляр. Сотрудник берет этот лист и кладет в сканер. Сканер может быть обычным офисным или чуть более серьезным — не важно.
• Программа распознает. «Скан-Архив» или другая подобная программа смотрит на отсканированную картинку, находит там область с штрихкодом и считывает его значение. Чтобы распознавание было точным, сканировать лучше в цвете и с хорошим качеством — хотя бы 300 точек на дюйм.
• Система понимает, что вернулось. По значению штрихкода программа определяет: какой именно документ к нам вернулся (его вид, номер, дату) и в какой карточке внутри 1С:ERP он был создан.
• Автоматическое сохранение. Электронная копия документа сама прикрепляется к нужному месту в 1С:ERP. Система фиксирует, что оригинал на месте, и статус документа меняется на «Возвращен». Если в сканер положили пачку листов, программа сама разделит их на отдельные файлы и разложит по своим карточкам. Человек ничего не делает руками.

Какой результат получаем

Если все настроено правильно и выбран нормальный формат штрихкода (лучше EAN-13), то автоматическое распознавание работает более чем в 95% случаев. Те документы, которые система не смогла распознать (например, если штрихкод сильно поврежден), откладываются в отдельную папку, и ответственный сотрудник прикрепляет их руками. Но таких единицы, а не сотни.

Где еще пригодится штрихкодирование

Та же самая логика работает не только для возврата бумаг, но и для других важных задач бизнеса. Обороты там серьезнее, но суть та же.

• Складской учет. Штрихкодирование товаров позволяет точно знать, что реально лежит на полках. Исключается ситуация, когда программа показывает одно количество, а кладовщик при пересчете видит совсем другое.
• Инвентаризация. С терминалами сбора данных и штрихкодами пересчитать весь склад можно за несколько часов, а не за несколько дней. И данные сразу попадают в 1С:ERP, никто ничего не вбивает руками с бумажек.
• Приемка и отгрузка. Если сканировать штрихкоды при получении товара, вы никогда не ошибетесь номенклатурой. Принесли не то — система просто не даст провести документ и сразу укажет на ошибку.
• Маркировка. Для товаров, которые государство требует маркировать (сигареты, обувь, лекарства), 1С:ERP штрихкодирование поддерживает работу с этими кодами.

Но про документы у нас есть отдельное, очень удобное решение.

Как работает штрихкодирование в «Скан-Архиве»

1С:ERP штрихкодирование документов отлично работает в паре с «Скан-Архивом». 1С:ERP занимается учетом, а «Скан-Архив» — хранением оригиналов и их электронных копий. Программы понимают друг друга. Процесс выглядит так:

1. Печатаете документ из «1С» — на нем уже есть штрихкод.
2. «Скан-Архив» видит этот код и знает, что такой документ появился и его нужно ждать обратно.
3. Когда документ возвращается, вы его сканируете, и «Скан-Архив» автоматически кладет скан в нужную папку, прикрепляя к правильному документу в 1С:ERP.
4. Учетная система получает отметку, что оригинал на месте.

Цикл замкнут: учетная система знает, что бумага дома, архив хранит ее копию, человек ничего не вводит руками, не ищет, не тратит время.

Для бухгалтерии это значит?

• никаких потерянных оригиналов — все под контролем;
• любой документ можно найти за секунду в электронном виде;
• к проверкам налоговой полная готовность, ничего не нужно судорожно искать по шкафам.

1С:ERP штрихкодирование и использование «Скан-Архива» — это не усложнение жизни, а ее колоссальное облегчение. Один раз настроили печать штрихкодов — и забыли про ручной поиск, про сверку реестров, про потерянные бумаги. Система работает сама, а люди занимаются реальными задачами.